Mala gestión de la nómina, un pecado mortal en las empresas

Todo el esfuerzo que costó sacar su emprendimiento y convertirlo en una empresa puede ser en vano si se cometen algunos errores típicos. Por ejemplo, no llevar la contabilidad, confundir el dinero de la empresa con el de las finanzas individuales, una mala atención de los clientes, son algunos de los problemas que llevan a que las empresas fracasen.

La dinámica de nuevas empresas en el país viene creciendo. Según Confecámaras, agremiación de las cámaras de comercio colombianas, durante el primer trimestre de 2019 la creación de nuevas empresas creció 9,7%. De enero a marzo de 2019 se crearon 96.914 unidades productivas y la creación de sociedades aumentó 10,5%, así como las matrículas de personas naturales crecieron 9,5%, indicó la entidad en su más reciente reporte.

De acuerdo con el informe de Dinámica de Creación de Empresas elaborado por Confecámaras con base en la información del Registro Único Empresarial y Social – RUES, de las 57 Cámaras de Comercio del país, del total de empresas registradas, 77,8% corresponde a personas naturales y el 22,2% a sociedades. En ambos casos se presentó un comportamiento positivo, teniendo en cuenta que la creación de sociedades aumentó 10,5% respecto a 2018 al pasar de 19.458 a 21.504 y las matrículas de personas naturales pasaron de 68.865 a 75.410, lo que representa una variación de 9,5%.

“Estos resultados reflejan la importancia que el empresariado colombiano le otorga al registro mercantil como respaldo esencial para el fortalecimiento de su actividad productiva”, afirmó Julián Domínguez Rivera, Presidente de Confecámaras.

Las actividades económicas con mayor dinamismo fueron: actividades artísticas y de entretenimiento (42,6%), otras actividades de servicios (26,2%), alojamiento y servicios de comida (15,4%), comercio al por mayor y al por menor (9,3%) e industria manufacturera (7%), que en conjunto explican el 94% de la variación positiva. La mayor concentración de nuevas empresas de acuerdo con su tamaño se presenta en las microempresas (99,6%), seguido por las pequeñas empresas (0,3%).

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El error de gestionar mal la nómina

De todas maneras la mortandad empresarial también es un tema preocupante, ya que se calcula que de cada 10 empresas, 6 no llegan a sus primeros 5 años de existencia, aunque la mortalidad de las pymes en Colombia viene en descenso y en 2018 llegó a un total de 3%. Entre las causas de cerrar una empresa pueden estar problemas comunes como no haber entendido en funcionamiento del negocio o por ejemplo, la mala gestión en el pago de la nómina, lo cual para la empresa de asesoría BDO Colombia es un pecado mortal.

Para Rubén Darío Cortés, manager de la línea Business Services & Outsourcing de BDO en Colombia, hay varias causas de una mala gestión en la nómina y también posibles soluciones al momento de corregir los errores cometidos al liquidar mal la mensualidad o la quincena de los empleados.

Ser obligado a pagar sanciones a las entidades de seguridad social y parafiscal, cancelar onerosas multas a la UGPP y a la DIAN, pagar salarios menores o mayores a lo devengado por los empleados y, sobre todo, causar inconformidad general en la empresa y perder la credibilidad, son tan sólo algunas de las consecuencias de gestionar una nómina de manera incorrecta.

Cortés asegura: “es muy usual que se cometan estos errores porque en ninguna empresa existen dos nóminas iguales. Las variables por cada persona son muchas, y factores como las condiciones contractuales, las prestaciones, las horas extras, las bonificaciones y las comisiones, entre los más importantes, hacen que sea imposible aplicar una misma fórmula para un grupo de empleados, por más homogéneo que este sea”.

Así mismo, los errores humanos son muy usuales en el personal junior que puede incurrir en los descuidos más comunes como novedades mal procesadas, errores en los cálculos de la seguridad social, de la retención en la fuente o de las prestaciones sociales, o por la inadecuada interpretación de la normatividad vigente.

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Ahora, según Cortés, muchos errores se pueden evitar en la medida que existan estas cuatro principales previsiones:

1. Tener una clara definición de los conceptos de pagos y deducciones.

2. Asegurarse de contar con una adecuada parametrización del sistema en el cual se procesa la nómina.

3. Establecer puntos de control que mitiguen los aspectos generados de la liquidación de la nómina, seguridad social y prestaciones sociales.

4. Buscar una coherencia entre lo liquidado en la nómina y la forma como se está contabilizando.

Aunque los errores no deberían ocurrir, el experto de BDO en Colombia, afirma que el procedimiento para corregir una nómina mal hecha depende de su origen, “si fue por errores en la liquidación de las novedades se debe corregir y devolver o descontar los valores liquidados a los empleados. En caso de inconsistencia en temas de seguridad social, se debe verificar la naturaleza salarial o no salarial y realizar las correcciones a las planillas cargadas en el operador con los aportes correspondientes”.

“De igual manera, si el error se cometió en la retención en la fuente, se deben validar los cálculos efectuados y realizar los ajustes descontando y devolviendo los valores que correspondan a los empleados afectados. Por otra parte, en aras de hacer las correcciones del caso, se debe realizar un ajuste a la contabilidad, afectando de la misma forma los registros contables involucrados en el proceso de corrección”, afirma Cortés.

Finalmente, concluye el experto, que contando con un equipo bien entrenado y actualizado pueden evitarse estos inconvenientes, aunque la otra alternativa es el manejo externo de la nómina por medio de la tercerización del servicio, que tiene importantes ventajas como el uso de herramientas tecnológicas de última generación debidamente actualizadas, procedimientos documentados y puntos de control que mitigan los riesgos frente a posibles inconsistencias.

El manejo de la nómina desde fuera de la empresa asegura la confidencialidad de la información, puede generar informes gerenciales del comportamiento sobre el control de los gastos y costos laborales y, además, puede llevar una contabilización y conciliación mensual de las cuentas contables afectadas en cada periodo, sin olvidar que puede prestar asesoría legal en cuanto a la interpretación de las normatividad y posibles reformas en temas laborales, seguridad social y retención en la fuente.

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