¿Cómo se debe reportar la nómina electrónica en Colombia en 2023?

La nómina electrónica se ha empezado a implementar en diferentes empresas del país desde hace algunos años. Según el portal Escuela Emprendedores, este documento digital contiene información acerca de la nómina que un empleador le paga a sus empleados y debe ser remitido a la DIAN para dar soporte del proceso de pago de los sueldos.

Además, este documento también debe indicar los pagos devengados, las deducciones por parafiscales y el valor neto a pagar.

Entre las ventajas de adaptar la nómina electrónica a una empresa está la posibilidad de tener más espacio en sus instalaciones, pues al tratarse de un documento digital evita disponer de espacio para almacenar papeleo y también contribuye a disminuir la tala de los árboles. También contribuye a mantener más segura esa información, pues al ser digital puede estar almacenada en la nube y no sufrirá por daños.

Entre los detalles que deben ser aportados por el empleador a la Dian está el total del sueldo del empleado, las deducciones que se le aplican y el total de su salario.

Cómo se debe reportar la nómina electrónica en Colombia

De acuerdo con el artículo 3 de la resolución 000013 de 2021, el documento de soporte de la nómina electrónica debe ser generado mensualmente, independientemente de que la empresa o el sujeto en cuestión realice pagos en periodos diferentes o inferiores a los pagos quincenales.

Según el portal actualicese.com, el plazo para la transmisión de la nómina electrónica y las notas de ajuste al documento dentro de los 10 primeros días del mes siguiente, al cual corresponde el pago o abono en cuenta.

La nómina electrónica no puede ser presentada de forma consolidada anualmente y enviarse al final del periodo gravable.

Es decir, el obligado a transmitir estos datos deberá reportar 12 envíos a la administración tributaria. Es importante tener en cuenta que la nómina del mes de diciembre debe ser reportada dentro de los primeros 10 días de enero siguiente.

Quiénes están obligados a reportar nómina electrónica

Los contribuyentes del impuesto sobre renta y complementario que hagan pagos o abonos en cuentas derivadas de una vinculación laboral o legal. También por pagos a pensionados.

En contraste, quienes no están obligados a emitir este tipo de nómina son las personas jurídicas que no son declarantes de renta ni de ingreso y patrimonio, así como las personas naturales del régimen ordinario.

¿Qué pasa si su empresa no implementa la nómina electrónica?

Por medio de la Resolución 13 de 2021, se implementó y desarrolló en el sistema de facturación electrónica la funcionalidad del documento soporte de pago de nómina electrónica.

Su principal objetivo es constituir un soporte de costos y deducciones en el impuesto sobre la renta e impuestos descontables en IVA, permitiendo que la Dian identifique las deducciones improcedentes a través de una comparación, por ejemplo, por omisión de pagos a la seguridad social, y a su vez, poder recibir la información de las personas naturales empleadas para la verificación en la oportunidad de cumplimiento tributario.

Aunque este proceso ya es obligatorio, hasta el momento solo existen 3.100 empresas acogidas a la normativa, todavía falta que 113.000 organizaciones se acojan a esta normativa, de acuerdo con la Dian. Pero, ¿qué pasa si su compañía no implementa la nómina electrónica?

“Aunque muchos empresarios todavía no están familiarizados con la normativa, lo cierto es que este es el único comprobante de los gastos laborales válido para incluir estas deducciones en la declaración de renta. El no hacerlo podría implicar sanciones monetarias o penalizaciones como el desconocimiento de gastos laborales”, explica Mauricio Pungo, payroll manager de KPMG Colombia.

Multas y sanciones

Las empresas que no realicen la emisión del documento de soporte de nómina electrónica y las notas de ajuste ante la Dian en los tiempos establecidos podrían enfrentar a las siguientes multas:

• 5 % del total de su nómina si no presenta ninguna información.
• 4 % si suministra información errónea y no la corrige dentro de los plazos.
• 3 % si entrega la información tarde.