¡Ojo con las firmas digitales! Entienda cómo funcionan y por qué son peligrosas si no se hacen bien

Con la pandemia, los trámites virtuales pasaron de ser una excepción a una norma y, pese a que la economía ya está abierta, muchos prefieren seguir usando las firmas digitales, pues reducen los desplazamientos y las posibilidades de contagio, al no tener que usar un esfero que ha pasado por mil manos para firmar un documento.

Si bien hay una amplia oferta de firmas digitales, se debe escoger bien para no correr riesgos de fraude, suplantación o estafa.

Quizás una de las formas más comunes de firmar un documento digitalmente consiste en imprimirlo, firmarlo a mano y luego escanearlo y enviarlo al destinatario, pero en ese proceso es en el que se corre más riesgo, pues esa foto de la firma puede ser usada por cualquiera y de manera muy fácil.

No en vano, el más reciente estudio de Tendencias del Cibercrimen 2019-2020, presentado por el Tanque de Análisis y Creatividad de las TIC (TicTac) de la Cámara Colombiana de Informática y Telecomunicaciones, evidenció que los intentos de fraude digital durante la crisis sanitaria aumentaron 206 %, en especial por robo de identidad, y se convirtieron en la segunda modalidad de cibercrimen que más amenaza a empresas y personas en Colombia.

Esto no implica retroceder y no usar los trámites virtuales, sino imprimirles tecnología de ciberseguridad. Para esto existen empresas que certifican las firmas digitales, las cuales también se están beneficiando de la creciente demanda en este campo. Una de ellas es Certicámara, una compañía que fue creada hace 20 años por varias Cámaras de Comercio del país y que tenía como objetivo cumplir con las exigencias de ley para desarrollar el comercio electrónico, el cual demanda autenticidad y seguridad de las transacciones.

Elija las firmas que no se puedan alterar

Martha Moreno, presidenta de Certicámara, explica que una de las funciones de esta entidad es validar la identidad de los colombianos mediante una certificación, la cual permite realizar intercambios seguros. Agrega que existen varios programas de firmas digitales, pero que lo importante es que brinden atributos de integridad a los documentos (que no se pueden alterar) y de autenticidad; es decir, que quien firma sea realmente la persona que dice ser.

Insiste en que la firma manuscrita enviada por correo o por WhatsApp se vuelve una foto que se puede copiar, y que para evitar ese riesgo, empresas y personas pueden tramitar su firma digital con una de las compañías que las proveen. En el caso de Certicámara, el costo de la firma inicia en 20.000 pesos y a la persona le dan un token físico o virtual para que autentique la firma.

De hecho, quienes han declarado renta a través de la página web de la DIAN han podido firmar este documento con su firma digital desde hace más de tres años.

Cada vez se usa más la firma digital

En 2020, Certicámara emitió más de 55.000 firmas digitales y, a julio de 2021, llevaba 40.000 firmas emitidas. La meta de la empresa este año es crecer 18 % en transacciones certificadas, lo que implica un gran avance, pero aún es un número pequeño para el tamaño de la economía digital del país. Moreno lo atribuye a que muchos sectores no exigen la firma digital certificada y eso hace que los usuarios no se vean obligados a usarla, pese a sus ventajas en seguridad.

Agrega que la adopción de las firmas digitales va bien en las entidades del Estado, que suelen usar el ‘token’ físico para verificar la identidad, pero en el sector privado el proceso va más lento, en especial al nivel de las pequeñas empresas.

“Es clave que entiendan que esta tecnología de certificación no es costosa y que es el paso inicial para la transformación digital, que además ha venido con otros procesos obligatorios como la factura y la nómina electrónica”, aclara.

El futuro

Otra razón por la que personas naturales y empresas deben entrar en la onda de las firmas digitales certificadas es por una reciente resolución del Ministerio de Trabajo en la que autoriza la firma de contratos de manera virtual, como requisito para el trabajo remoto.

La meta es, a futuro, tener una carpeta laboral toda digital, que incluya las afiliaciones a la seguridad social (EPS, caja de compensación, ARL y pensiones). Es un proyecto en el que están trabajando Certicámara y el Inalde. El objetivo de la carpeta laboral digital es que cada vez que una persona cambie de empleador, no tenga que volver a presentar papeles. No se busca omitir requisitos, sino la forma como se presentan.