Diciembre es el mes del año con mayor carga operativa para las empresas, dado que es uno de los periodos con más movimiento de facturación. Así lo asegura Sovos Saphety y agrega que estos movimientos implican mayores niveles de control, trazabilidad y calidad de la información para evitar reprocesos y contingencias fiscales.
“Al aumento de transacciones por la temporada navideña se suman el cierre fiscal y el cumplimiento de obligaciones ante la Dian, elevando el riesgo de errores contables, fallas en la facturación electrónica y sanciones. El cierre fiscal es la radiografía del año y el punto de partida para la planeación del siguiente periodo, donde cualquier error puede amplificarse”, afirma Karoll Cuadros Castañeda, gerente de eCommerce de Sovos Saphetye, empresa que ofrece servicios de facturación electrónica.
El cierre fiscal implica:
- Revisar cuánto ganó y cuánto gastó la empresa
- Calcular los impuestos que se deben pagar
- Organizar y revisar documentos
- Corregir errores
- Presentar la declaración ante la Dian
¿Por qué es tan importante el cierre fiscal?
Según lo explica Cuadros Castañeda, es relevante implementar nuevas tecnologías al proceso. “Un cierre bien ejecutado permite definir una hoja de ruta para 2026, priorizando aspectos como la innovación, la transformación digital, la automatización de procesos y la implementación de tecnologías como la inteligencia artificial en la gestión financiera”, precisa.
La Dian hace revisiones constantes para verificar que las empresas estén facturando de manera electrónica como lo exige la norma. Si se detectan fallos, la compañía tiene un plazo de 10 días hábiles para dar respuesta; de no hacerlo, puede recibir sanciones económicas o incluso el cierre del establecimiento hasta por 3 días, explica Cuadros.
Factores de riesgo a identificar:
- Diferencias en las facturas que emiten, las que reciben y finalmente las que reportan a la Dian.
- Fallas en el registro correcto de ingresos y gastos
- Errores en el manejo de inventarios y pasivos
- Rechazo de facturas electrónicas y el uso incorrecto de notas de crédito
Las confusiones que generan problemas, según Sovos Saphety:
Uno de los errores más graves es no facturar electrónicamente, pese a que la norma exige este sistema a todas las personas jurídicas, así como la nómina electrónica y otros soportes obligatorios.
También es frecuente encontrar facturas con información mal diligenciada: el comprador solo debe suministrar su tipo y número de identificación, su nombre o razón social y un correo electrónico, por lo que pedir datos adicionales puede dar lugar a reportes ante la Dian.
A esto se suma una mala discriminación de los impuestos, ya que las facturas deben reflejar con precisión conceptos como el IVA, el impuesto al consumo u otros gravámenes, dependiendo del bien o servicio facturado.
Lista básica para un cierre fiscal claro y seguro:
- Hacer un diagnóstico completo del cumplimiento fiscal de la empresa antes de cerrar el año.
- Depurar y cruzar la información contable que circula en los sistemas internos para evitar inconsistencias.
- Apostarle a herramientas tecnológicas que reduzcan fallas humanas en los procesos más sensibles.
- Cumplir con los lineamientos técnicos que exige la autoridad tributaria para la transmisión de información.
- Garantizar que cada operación pueda rastrearse con claridad, desde proveedores hasta clientes finales.
- Corroborar que los pagos laborales, las prestaciones y sus respectivos soportes estén correctamente reflejados en los registros.
¿Qué viene para las empresas en 2026?
Cuadros Castañeda afirma que la Dian avanza en proyectos normativos que buscan modificar el proceso de recepción de mercancías. “Aunque la entidad recibe cerca de 34 millones de facturas electrónicas al día, solo una fracción se convierte en título valor; en 2025, apenas 1,8 millones de facturas fueron endosadas a través de Radian, evidenciando el bajo aprovechamiento del factoring electrónico como mecanismo de liquidez”
Hoy, cumplir con las obligaciones tributarias y avanzar en la digitalización va mucho más allá de acatar la ley: es una decisión estratégica que impacta directamente la sostenibilidad y la competitividad de las empresas, especialmente en momentos de alta presión operativa como el cierre de año.
