Estas son las personas naturales que deben facturar electrónicamente. Para el resto de los colombianos, hay rifas que buscan promover el uso de este documento digital

La escena es cada vez más común. Al pedir la cuenta en un restaurante o al acercarse al punto de pago de un almacén, al cliente le preguntan si le pueden entregar la factura de forma electrónica. Algunos locales vuelven engorroso el proceso al pedir un montón de datos y otros solo solicitan el correo electrónico, pero, más allá del procedimiento, la recomendación es siempre pedir el documento digital, pues así se ayuda a reducir la evasión.

La siguiente acción consiste en examinar la bandeja de entrada de los correos electrónicos para localizar las facturas electrónicas. Aunque el comprador tiene la opción de almacenarlas para gestionar sus cuentas de gastos, no es necesario, pues para ese momento la Dian ya dispone de la información requerida. La única petición reiterada de la autoridad tributaria es que los consumidores soliciten la factura electrónica y luego se pueden desentender. Justamente este tipo de documentos digitales facilitan la recolección de datos, que antes tardaba mucho por estar en papel.

Otra es la historia de quienes están obligados a emitir la factura electrónica, que son las empresas y las personas naturales con cuentas de cobro por más de 12 millones de pesos al mes. Desde 2020, este grupo de colombianos, que en su mayoría son profesionales independientes como médicos, abogados y otro tipo de asesores y prestadores de servicios, están obligados a facturar electrónicamente, pero allí aún falta muchos.

Actualmente, hay 1.071.000 facturadores electrónicos a nivel nacional, entre personas naturales y jurídicas, que no es una cifra despreciable, dado que este no es solo un cambio tecnológico, sino también cultural. El tema es que aún falta bastante, pues se estima que en el país existen 1,8 millones de empresas, todas con esta obligación, y un número indeterminado de independientes que no estarían cumpliendo. Para esto, la Dian ha hecho campañas con distintos grupos de profesionales (lleva más de 45.000 visitas) y eso los ha vuelto más conscientes de la obligación.

¿Cómo se hace?

Los facturadores electrónicos tienen tres alternativas para cumplir con este requisito. Desarrollar su propio software, que la Dian evalúa y autoriza; contratarlo con uno de los 102 proveedores tecnológicos autorizados para este servicio (los cuales usualmente ofrecen otros registros contables) o usar la solución gratuita de la Dian. Simplemente la instalan y pueden empezar a facturar. Actualmente, una cuarta parte de los facturadores electrónicos del país usan el software gratuito.

Además de ser un documento que registra el precio de una transacción, la factura electrónica también es un título valor, que reclama el prestador de un servicio a quien lo recibió, lo cual implica que se debe garantizar su autenticidad; para eso es necesario que venga acompañado de un certificado o firma digital. Este se puede adquirir con una certificadora privada o con el programa gratuito de la Dian.

En la Dirección de Impuestos explican que inicialmente esos certificados digitales se emitían con un año de validez, pero para equipararse con estándares internacionales, desde el último trimestre del año pasado se expiden por dos años.

En 2022, la Dian emitió 238.552 certificados digitales y la previsión era que este año sería una cifra similar, pero la superó más rápido de lo que se pensaba. Mientras en 2020 emitían 1.877 al mes, en 2022 subieron a 9.859 y en 2023 van en 13.254. Esa disparada se atribuye a las visitas que la entidad ha hecho a profesionales independientes que desconocían esta obligación y ya empezaron a cumplir; por ahora no hay sanciones, están en una labor pedagógica y hay 30 días para evitar el cierre de establecimientos.

Posibilidad de financiarse

Otra característica de la factura electrónica es que al ser un título valor se puede usar para hacer factoring de manera más económica. Este instrumento financiero les sirve a las empresas que necesitan liquidez y que tienen facturas por cobrar a 30, 60 o 90 días. Se las traspasan a un tercero que les da dinero de manera inmediata con un descuento sobre el valor de la factura. Luego, el comprador de la factura la cobra al emisor o la revende a un inversionista.

En el país ya está desarrollado el mercado de factoring con las facturas de papel, pero por sus costos no lo usan todas las empresas; con los documentos digitalizados es más factible que las pymes puedan acceder a este sistema de financiación.

Pese a que este proceso de facturación electrónica comenzó hace cinco años, se le siguen haciendo ajustes y la Dian acaba de emitir una resolución para establecer cuáles son los documentos equivalentes a la factura electrónica que se expiden en la actualidad. Entre estos están los recibos de servicios públicos; los tiquetes de transporte de pasajeros; la boleta, fracción, cartón o billete de juegos de suerte y azar; el documento expedido para el cobro de peajes; la boleta de ingreso a espectáculos o a cine.

Desde Sovos, uno de los proveedores tecnológicos autorizados por la Dian, explican que esta nueva resolución marca un hito para las empresas de ventas masivas en sus sistemas de facturación al introducir nuevas obligaciones. “Destaca la necesidad de que los adquirentes confirmen electrónicamente la recepción de facturas en transacciones a crédito, condicionada por plazos y requisitos técnicos establecidos por la Dian. Además, se aborda la inclusión de los ‘impuestos saludables’ en la factura, con requisitos específicos para cumplir con las disposiciones legales”, señalan.

Los documentos equivalentes a la factura electrónica tendrán también plazos para su entrada en vigencia: los grandes contribuyentes lo deberán hacer a partir de febrero de 2024, los declarantes del impuesto sobre la renta que no sean grandes contribuyentes, desde el primero de marzo y los que no son declarantes de renta, a partir del primero de abril.

Igualmente, David León, country manager de Alegra.com en Colombia, otro de los proveedores autorizados, enfatiza que la facturación electrónica es una herramienta valiosa para las personas naturales, “ya que permite cumplir con las obligaciones ante la Dian, ahorrar tiempo y ganar tranquilidad, evitando errores humanos y automatizando el proceso”.

Sin embargo, dado que la cultura electrónica y, en general, la de facturar, aún están en desarrollo en el país, en la Dian decidieron revivir una estrategia para impulsarla. Se trata de los premios fiscales, que reconocen con dinero a las personas naturales que exigen la expedición de la factura electrónica en todas sus compras de bienes o servicios.

Las compras realizadas por todos los colombianos entre el 24 de octubre y el 23 de noviembre de 2023, que sean pagadas con tarjetas débito, crédito o en transferencias electrónicas (no efectivo) participarán en la rifa de 2.710 bonos de 100.000 pesos cada uno, 80 bonos de un millón y 10 bonos de 10 millones de pesos. El dinero de los ganadores será girado a sus cuentas de ahorro. Las personas no tienen que inscribirse en ninguna plataforma para participar, solo exigir la factura electrónica, en donde automáticamente quedan todos sus datos.

El sorteo será el 7 de diciembre. Una apuesta que combina tecnología, suerte y legalidad tributaria, y que hará que en restaurantes y almacenes ya no pregunten si el cliente acepta la factura electrónica, sino que lo harán por derecha.