El 10 de diciembre vence el plazo para emitir la nómina electrónica ante la Dian

Tradicionalmente las pequeñas empresas llevan más de 20 años liquidando la nómina de sus colaboradores en archivos de Excel. Ahora, con la entrada en vigencia e implementación de la Nómina Electrónica en el país, expedida por la Dian en la resolución 013 de 2021, son más las dudas que las certezas las que tienen los emprendedores por estas fechas.

En ese orden de ideas, lo que busca la entidad es sencillo: darle fuerza y acelerar la digitalización de las empresas en Colombia, además de, por supuesto, tener un control más preciso de la información de salarios y pagos a trabajadores a la hora de la recaudación de impuestos.

Como empresario lo primero que se debe saber son las fechas estipuladas. Es obligatorio para todas las empresas y empleadores llevar a cabo este proceso de manera mensual. Para quienes dentro de su nómina tengan entre 11 a 100 colaboradores, deberán hacer la implementación y reportarla ante la Dian antes del próximo 10 de diciembre y hasta el 10 de enero de 2022 tendrán su turno los empleadores responsables entre 1 y 10 trabajadores.

La experta en estos temas de la firma Carrero & Asociados, Claudia Silva, explicó que este reporte digital tiene como objetivo soportar los costos y gastos de las compañías ante la Dian, para efectos de renta y complementarios. Sin embargo, “se puede llegar a pensar que servirá para cruces de información con entidades como la UGPP y proyecciones de declaraciones de renta para las personas naturales”.

Silva aclara que los contribuyentes del impuesto de renta y complementarios deben seleccionar un proveedor de nómina electrónica, el cual será el encargado de establecer la interconexión para transmitir el reporte digital a la Dian de acuerdo a las especificaciones establecidas en la resolución.

Teniendo en cuenta lo anterior, y frente a la incertidumbre que ha suscitado este tema en las pequeñas y medianas empresas, Andrés Ángel, CEO y cofundador de Nominapp, ha señalado que el 95 % de 2,5 millones de pymes siguen liquidando su nómina en un archivo de Excel, esto debido a tres situaciones que surgen por la resolución del Gobierno y que les es difícil resolver.

Uno de los temas es que la mayoría de los empresarios no tiene clara la diferencia entre liquidación de nómina y la Nómina Electrónica. Aunque estén conectados, son dos momentos diferentes y en el caso de la segunda, no se trata de hacer la nómina de manera digital sino reportar a la Dian bajo los estándares y políticas creadas por ellos, a través de los operadores especializados y habilitados en este proceso, para la aprobación del ente regulador.

De igual manera, es usual escuchar a los empresarios preguntarse la razón de hacer este proceso, si ya están presentando la declaración de renta o si es necesario pagarle a otro proveedor y asumir un costo extra.

Ángel destacó que, antes de elegir, lo primero es validar que el proveedor cuente con tecnología certificada por la Dian para la emisión de la nómina electrónica, de igual manera, corroborar que el software esté avalado por la UGPP. “Si cuenta con ambos avales, garantizará evitar futuros dolores de cabeza en cuanto a demandas y sanciones”, indicó el directivo.

En opinión de Carlos Mario Sandoval, esta implementación representa una oportunidad muy importante para que las empresas avancen en sus procesos de transformación digital y logren consolidar una comunicación efectiva entre las diferentes áreas (recursos humanos, tecnología, contabilidad, entre otras) para identificar los riesgos asociados y optimizar la transmisión de la información a la autoridad tributaria.

“Las empresas deben empezar a ver este proceso como un asunto estratégico para la organización, que les permitirá ser más eficientes en el proceso de transmisión de información, pero también que les permitirá afianzar su cultura digital”, asegura Sandoval.