Pilas: esto hay que tener en cuenta para la asamblea de copropietarios

En los conjuntos residenciales las asambleas de copropietarios son claves porque se definen aspectos que guían el buen funcionamiento de la copropiedad y aspectos tanto económicos como financieros en los edificios.

Estas se realizan cada año entre febrero y marzo en los inmuebles sujetos al régimen de propiedad horizontal y al finalizar se redacta un acta, siendo este el documento en el que quedarán expuestas las cifras y resultados de la reunión.

David Barros Balocco, presidente de la Red de Comités de Desarrollo Sostenible de la Propiedad Horizontal, y Daniel Valverde, gerente comercial de Properix, dieron a conocer algunas recomendaciones a la hora de realizar una asamblea exitosa.

Por un lado, el primer consejo que brinda Barros Balocco es que, además de tomar como eje todo lo relacionado con el capítulo 10 de la Ley 675 de 2001, es prestar especial atención al reglamento de la propiedad horizontal.

Siendo así, los administradores deberán tener presente, no solo la ley de propiedad horizontal, sino el reglamento que lo rige, pues en este se tendrán especificaciones sobre el manejo de fechas previamente fijadas para asambleas y asuntos pertinentes al bien privado.

Calendario y convocatoria

En cuanto al calendario, sugiere revisar temas antes de hablar con el Consejo para pactar una fecha de asamblea, como calendario de días festivos 2023. Abril, debido a Semana Santa, tendrá cuatro días festivos.

Sobre ferias y fiestas en Colombia, es vital comprender la importancia que se le otorga a cada festividad en la región donde realizamos la asamblea. Por ejemplo, hacer una asamblea en noviembre en Cartagena no sería lo más recomendable.

Además, el fútbol puede afectar la convocatoria. Por ello es conveniente conocer el calendario de torneos y eventos de la Fifa en 2023, con fechas de eliminatorias y torneos nacionales o internacionales.

Igualmente, en vacaciones de mitad de año la mayoría de los residentes de la propiedad horizontal no se encuentran en sus viviendas durante esta temporada, por tanto, es importante que al momento de realizar la asamblea se cuente con la participación de todos los dueños de inmuebles para la toma de decisiones que afectan la convivencia y administración.

En cuanto a los tiempos de la convocatoria, la administración debe agendar la cita con una antelación no menor a 15 días calendario y enviar una comunicación a cada uno de los propietarios, a la última dirección registrada. Se debe incluir fecha, lugar y orden del día, más el listado de propietarios que adeudan las cuotas de administración.

Barros recomienda “aprovechar la antelación para tomar decisiones en la asamblea ordinaria y no para discutirlas” y utilizar esta instancia para adjuntar los estados financieros y el informe de gestión. También aconseja agendar como mínimo 17 días antes, a fin de dar tiempo a los participantes para pensar qué pueden aportar en el encuentro.

Temáticas y duración

En este punto, Barros dijo que una asamblea debería durar, como máximo, cinco horas. Para cumplir con este tiempo, sugiere aprender a regular las instancias y controlar los silencios.

Cuando se realiza una pregunta y hay un silencio, aguardar 30 segundos y continuar con lo agendado. También se debe escoger un buen presidente de asamblea que sepa en qué momento hacer una pregunta y dar lugar a respuestas, cuántos minutos hay que brindar y cuándo evitar intervenciones. Las votaciones, por ejemplo, no deben durar más de dos minutos.

Igualmente, el trabajo previo a la asamblea es clave, pues si durante todo el año se establece un horario de atención y se brindan espacios de comunicación fluida, el ambiente cambiará y el encuentro será más dinámico. En cuanto al presupuesto, se sugiere fundamentar el proyecto y socializarlo antes para no tener que repasar punto por punto al momento de buscar su aprobación.

Respecto de la sección de proposiciones, no se debe restarle importancia, pero sí darle el manejo adecuado. Incluso, varios de estos puntos podrían ameritar una asamblea extraordinaria. En este aspecto es muy útil tratar los PQRS en el momento, por ejemplo, temas relacionados con las mascotas a través del Comité de Convivencia.