Factura electrónica en Colombia: los errores que se deben evitar cometer al expedirla

En el panorama empresarial actual, la adopción de tecnologías innovadoras ha evolucionado de ser una opción a una necesidad para impulsar la eficiencia y el crecimiento. Entre estas tecnologías, la facturación electrónica ha emergido como un pilar esencial en la transformación digital de las empresas, brindando una serie de beneficios trascendentales.

La facturación electrónica, también conocida como e-factura, se refiere al proceso de generación, envío y almacenamiento de documentos electrónicos en lugar de depender de procesos manuales y papel. Al emplear medios digitales, la facturación electrónica agiliza y optimiza el ciclo de facturación, proporcionando ventajas como la automatización de procesos, la reducción de costos frente al papel y una mayor eficiencia en la búsqueda de documentos.

La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian) informa que más de 751.000 empresarios en Colombia han implementado la facturación electrónica. Sin embargo, a pesar de esta adopción generalizada, algunas empresas incurren en errores comunes en el proceso de facturación electrónica, lo que puede causar inconvenientes tanto para ellas como para sus clientes.

Un reciente informe de Novasoft, una firma especializada, ha identificado algunas de las prácticas inadecuadas más frecuentes al expedir facturas electrónicas. El objetivo de este informe es concienciar a las empresas sobre estos errores y ayudarlas a evitarlos.

Uno de los errores más comunes es preguntar al comprador si desea la factura. Es fundamental recordar que es responsabilidad de la empresa documentar todas sus operaciones comerciales mediante facturación electrónica, emitiendo una factura en todos los casos. La factura debe generarse automáticamente en el momento de la transacción y enviarse al comprador sin requerir una solicitud explícita.

Otra equivocación frecuente es solicitar información adicional innecesaria al comprador. Los únicos datos requeridos al comprador son el número de identificación, nombre o razón social, y correo electrónico para obtener la factura. Es incorrecto pedir datos adicionales como el RUT, copia de la cédula o cámara de comercio, ya que esto incumple con las regulaciones establecidas.

Es crucial que las empresas eviten el error de no entregar la factura electrónica directamente al comprador y en su correo. La factura electrónica debe ser enviada directamente al correo electrónico del comprador, sin necesidad de solicitarla a través de otro correo ni buscarla en otro lugar.

Asimismo, es incorrecto indicar al comprador que debe acceder a sitios web o proporcionar información adicional para obtener su factura. El proceso de facturación electrónica debe ser sencillo y directo para el comprador, evitando complicaciones innecesarias.

En algunas ocasiones, las empresas entregan documentos que no son facturas ni documentos equivalentes. Esto ocurre cuando el comprador recibe un documento que no corresponde a la factura o a un documento equivalente. Esto puede indicar que la compra no fue facturada correctamente, lo que puede causar confusión y problemas legales.

Otro error grave es enviar la factura electrónica tardíamente o no enviarla en absoluto. La factura debe llegar al comprador tan pronto como se realice la compra, evitando retrasos o ausencias en el envío. Cumplir con los plazos es esencial para asegurar una operación comercial adecuada.

Además, algunas empresas no cumplen con los requisitos de representación gráfica de la factura. En ocasiones, la factura que recibe el comprador tiene errores, como un código QR ilegible o problemas con la información del fabricante del software. También puede contener datos incorrectos del comprador, lo que puede generar confusiones y dificultades de seguimiento.

Para prevenir estos errores, contar con un software de facturación electrónica de calidad es esencial. Este tipo de software automatiza y agiliza los procesos relacionados con la emisión, envío y almacenamiento de las facturas. Según Angélica Martínez de Novasoft, “contar con un buen software de facturación electrónica es vital para las compañías, ya que garantiza el cumplimiento de las regulaciones fiscales y legales relacionadas. Estos programas están actualizados con las últimas normativas y facilitan la generación de facturas electrónicas en el formato requerido por la Dian”.