Estos son los secretos para aumentar la productividad durante el 2023

La pandemia del coronavirus cambió las dinámicas laborales en todo el planeta. En ese sentido, las organizaciones empezaron a buscar trabajadores que cumplieran con una serie de condiciones y habilidades que se ajustaran al llamado multitasking. Es decir, según explicó Marc Bara, director del master en Project Management de EAE Business School, los empleados que puedan “realizar múltiples tareas de forma rápida y eficaz”.

En un principio, hablar de multitasking era común en el sector de data o la informática, se refería al manejo del sistema operativo desde una habilidad de ejecutar varias tareas de forma simultánea. Para lograr esto era necesario que el profesional contara con conocimientos que los hicieran cumplir las metas trazadas.

En ese contexto, los empleadores adaptaron sus sistemas de contratación para enfocarse en llevar a sus compañías perfiles que tengan la capacidad de cumplir con distintas tareas al tiempo. Sin embargo, varios estudios destacan que el cerebro no está diseñado para hacer tantas cosas a la vez, sino para centrarse en una. Así las cosas, Bara aseguró que quienes apuntan a este estilo de trabajo “caen en el error de dejar tareas a medias y luego retomarlas”.

El multitasking implica, como en casi todos los trabajos de oficina, recibir notificaciones constantemente por grupos de la empresa en WhatsApp, atender reuniones en Teams o Meet, entre otras apps, además de mantener las bandejas del correo electrónico vacías y al día y la obligación de estar siempre conectados a la red. “Ese aumento de la conectividad y capacidad de multitarea que, a priori, podría parecer que nos hace más productivos, en realidad conduce a menudo a todo lo contrario: estrés, baja concentración y poca productividad”, manifestó Bara.

Por supuesto que la inmediatez y la hiperproductividad son los detonantes del multitasking. Al respecto, y para saber dosificar la energía en el trabajo, Marc Bara ofreció una serie de consejos para trabajar mejor.

Primero, cada mañana es fundamental hacer un listado de tareas. Se recomienda usar la metodología más amena, bien sea en un cuaderno o en una herramienta online, los tableros son ideales para esto. Después se deben definir los objetivos a partir de la urgencia de cada labor, y en este punto es bueno utilizar herramientas como la matriz de Eisenhower que permite organizar y priorizar las actividades según su relevancia.

También es fundamental saber decir no, con el fin de evitar la sobrecarga y poder entregar todas las tareas a tiempo. Otro tema elemental es evaluar por qué se procrastina. Cuando una tarea es grande -lo que se conoce como “tarea elefante”- y no se sabe por dónde empezar, es recomendable descomponerla en partes claves.

“Sé consciente de la energía que tienes en el día: hay tareas que demandan más energía, por ejemplo, las que requieren crear estrategias, los días con mucha energía ponte en la tarea de esas que requieren creatividad”, detalló el experto. Usar autocitas (es decir, separar espacios en el calendario por tarea) es otra gran idea para ser más productivo. Esto permitirá desarrollar la estrategia timeboxing, orientada a cumplir los objetivos y evitar la procrastinación.

Finalmente, tomar tiempos de descanso es vital para evitar una sobrecarga que se traduzca en saturación y frustración. Cosas tan simples como una conversación corta en la oficina que no esté relacionada con la actividad laboral -algo conocido como los “momentos más frescos”- son bastante funcionales para evitar una crisis por estrés, subrayó un estudio de la West University of Timisoara (WUT) de Rumania.

Los resultados detallaron que los descansos físicos fueron particularmente útiles entre los participantes del proyecto. “Las actividades físicas como el estiramiento y el ejercicio se asociaron con un aumento de las emociones positivas y una disminución de la fatiga”, puntualizó la investigación.

Qué es el síndrome del trabajador quemado

El síndrome de desgaste profesional o burnout es un estado de agotamiento mental, emocional y físico que ocurre como resultado del estrés crónico o la insatisfacción laboral.

De hecho, la Organización Mundial de la Salud (OMS) subrayó que este tipo de padecimiento fue catalogado como un trastorno mental, pues también es el desencadenante de otros problemas de salud física y mental aún más graves.

Cuando una persona presenta este síndrome, puede sentirse agotada todos los días, desmotivada e insatisfecha con su trabajo.

La OMS detalló que existen una serie de dimensiones en las que se puede ubicar este síndrome: los sentimientos de agotamiento de la energía, el aumento del distanciamiento mental del propio trabajo, sentimientos de negativismo y la sensación de ineficacia y falta de realización o logros.

Los expertos calculan que el síndrome de desgaste profesional es sufrido por el 10% de los trabajadores en el mundo. Mientras que en sus formas más graves afecta entre el 2% y el 5%.