Firmas electrónicas, un sistema rápido, seguro y efectivo

Con el ritmo acelerado al que se mueve la transformación digital, son muchas las cosas que han cambiado. Algunas de ellas son, justamente, las transacciones hechas en papel que, con el paso del tiempo, se han venido reemplazando por procesos tecnológicos que ofrecen garantía de almacenamiento, agilidad, vigilancia y seguridad; al tiempo que se convierten en alternativas más confiables, ayudan a omitir procesos innecesarios, reducen costos y aumentan los beneficios entre cada contrato.

Esto es lo que hoy se conoce como firmas electrónicas y digitales, que son medios de identificación personal que se parecen a las tradicionales hechas de manera manuscrita, pero con la diferencia de que estas se realizan sobre un papel o documento físico, mientras que las primeras se hacen a través de un mensaje o programa de datos, que concentra toda la información por medios electrónicos, ópticos o similares como, por ejemplo, correos electrónicos.

Pese a que el origen de este mecanismo se planteó por primera vez en la Comisión de las Naciones Unidas para el Derecho Mercantil Internacional (CNUDMI), mediante la expedición de la Ley 527 de 1999 sobre comercio electrónico, solo hasta hace unos años este mercado ha ganado terreno. Y las cifras así lo comprueban. Por ejemplo, el año pasado la empresa Technokey logró 120.000 firmantes, principalmente de pagarés y contratos.

“Así mismo, hoy más de 1.000 millones de transacciones en el mundo que se hacen con firma electrónica”, dice Juan David Duarte, director comercial y de mercadeo de Technokey.

Procesos de avanzada

Este tipo de firmas son seguras y ofrecen grandes ventajas, entre ellas ahorro de tiempo en trámites, reducción en costos y seguridad.

“Desde el punto de vista jurídico, el decreto 2364 de 2012 definió la firma electrónica como los códigos, contraseñas, datos biométricos o claves criptográficas que permiten identificar a una persona en relación con un mensaje de datos confiable”, sostiene Esteban Madiedo, gerente general de Technokey.

“Para garantizar que la información digital se mantenga íntegra o que el documento no sea modificado, estas firmas protegen el hash, que es el ADN del documento electrónico, por medio de un algoritmo único que funciona como una tarjeta de crédito, al contar con una clave privada y otra pública”, adiciona Duarte. Legalmente, goza de una presunción de no repudio.

“Cuando firmamos nuestros documentos con firma digital tenemos la garantía de que el documento se considera íntegro, esto es, que el contenido no ha sido modificado o alterado desde su creación y transmisión y que el receptor tampoco puede modificarlo. Todo este respaldo lo brinda la entidad de certificación digital, previamente acreditada por el Organismo Nacional de Acreditación (ONAC)”, agrega Madiedo.

Este tipo de firma puede ser creada y emitida por cualquier persona natural o jurídica, incluyendo las entidades de certificación acreditadas por el ONAC, que actualmente son siete. Una de esas entidades, ad portas de convertirse en la octava con certificación, es Technokey, creada en 2018. Con su acompañamiento, se pueden hacer trámites con la firma electrónica como documentos públicos, facturas electrónicas de venta, pagarés, providencias judiciales, contratos bancarios, de arriendo, laboral y comercial entre empresas, y acta de juntas; así mismo, pólizas de seguro y fiducias, entre una larga lista.

“Para aquellas empresas que desean transformar sus procesos tradicionales a digitales, Technokey les ofrece un servicio bastante asequible por un monto fijo mensual”, culmina Esteban Madiedo.