Nómina y facturación electrónica: así contribuye a la formalización empresarial

El proyecto de digitalización de documentos fiscales que se está llevando a cabo en Colombia, y que empezó con la nómina y la facturación electrónicas, además de ser obligatorio, se convirtió en uno de los primeros pasos para la solución de problemas que históricamente han aquejado a las empresas: montañas de papeles, espacios interminables destinados al archivo, movilización de facturas físicas, gestión de contabilidad en cuadros de Excel y administración del recurso humano en sistemas obsoletos.

De acuerdo con cifras de la Dian, la implementación del documento ‘Soporte de nómina electrónica’, que empezó en 2021, ha tenido un avance significativo, con una ejecución del 59 por ciento de los cronogramas de implementación, lo que corresponde a más de 197.000 compañías en el país. La meta para diciembre próximo es llegar a 333.000.

En cuanto a la implementación de la facturación electrónica, se espera que al finalizar 2022 haya más de 800.000 empresas habilitadas para efectuar este proceso. Actualmente, hay más de 769.000, y de estas 673.912 son microempresas.

La digitalización de estos dos procedimientos ha sido fundamental para avanzar en la automatización y optimización de algunos procesos empresariales, como la incorporación de las facturas electrónicas en los sistemas de inventarios, contabilidad y tesorería. Según la Dian, “todo esto ha propiciado ahorros en la gestión documental hasta en un 80 por ciento, respecto a como se gestionaba anteriormente, pues el único soporte era el papel”.

A juicio de Leidy Mejía, líder de Nómina Electrónica de Alegra, plataforma con más de 25.000 empresas registradas para ese proceso en el país, “Colombia es una de las naciones más comprometidas de Latinoamérica con la transformación digital de las empresas”.

Para ella, existen muchos beneficios a la hora de usar la tecnología en su rubro. “Debido a que la nómina se genera a través de programas informáticos y se almacena en la nube, es sumamente difícil que se extravíe”, comenta. Asimismo, agrega, los sistemas se pueden consultar en cualquier momento, ofrecen datos y estadísticas que detallan cuándo se está pagando o cuál es el promedio de horas extras, aparte de que se agilizan los pagos ante la Dian; eso, sin contar con el ahorro del espacio físico.

Otros beneficios que resaltan desde la Dian son la formalización empresarial, la toma de decisiones en tiempo real, el ahorro y cuidado del medioambiente, y el mejoramiento de las relaciones proveedor-cliente.

Una de las pymes que se ha favorecido con el proceso de implementación de nómina electrónica es Caffa Café, que se dedica a la asesoría, comercialización y exportación de café. La empresa cuenta con seis empleados directos y 18 temporales. “La transformación digital es importante en cualquier empresa, independientemente de su sector. La vemos como una oportunidad para seguir creciendo de forma más organizada y estratégica”, menciona su gerente, Juan Felipe Lozano.

La exigencia de documentos y trámites como la nómina y la facturación electrónicas también han transformado los procesos en compañías más grandes. Es el caso de Adecco Colombia, que se especializa en acompañar a las áreas de recursos humanos de las firmas y tiene un portafolio de unos 250 clientes en Colombia, a los cuales les presta servicio de transmisión de nómina electrónica.

Eliana Rodríguez, directora nacional outsourcing de nómina de Adecco, habla de los retos a la hora de subirse al tren de la tecnología. “El proceso de implementación no ha sido una tarea fácil. Nos hemos enfrentado a muchos retos tecnológicos en las diferentes plataformas de integración, que hemos solucionado poco a poco entre todas las partes interesadas. Ya superamos este proceso y nos encontramos en la etapa de transmisiones de comprobantes”, comenta.

Y resalta, para concluir, que hay “infinidad de beneficios” al adoptar la tecnología en estos trámites: mejora de la productividad, reduce tiempos y costos, abre nuevas oportunidades de negocio, automatiza los procesos y favorece el trabajo colaborativo.