¿Qué tanto ayuda la nómina electrónica a la gestión empresarial?

En el panorama empresarial colombiano, la gestión de la nómina ha experimentado una transformación en los últimos años gracias a la implementación de la nómina electrónica desde 2021. Con ella se dejaron atrás los procesos manuales y tediosos, y se dio paso a una mayor eficiencia, automatización y seguridad en el manejo de la información laboral.

En 2023, según la Dian, más de 1,5 millones de empresas en Colombia ya operaban con la nómina electrónica, impulsadas por sus beneficios y la accesibilidad de las plataformas disponibles en el mercado. Y más de 390 mil sujetos están emitiendo este documento, enviando mensualmente entre 8.2 y 8.5 millones de estos soportes fiscales.

Según la Dian, la adopción del documento soporte de pago de nómina por parte de las empresas requirió de la preparación de sus sistemas informáticos para generar este soporte fiscal mensualmente, incluyendo desarrollos y pruebas. Para la Dian, “implicó desarrollar un componente en el sistema de facturación para recibir y validar en tiempo real los documentos de nómina. Además, se implementó un servicio gratuito para facilitar a los responsables la generación de estos documentos”.

Además de simplificar y automatizar los procesos, esta tecnología también ha promovido una cultura de cumplimiento normativo y transparencia en las relaciones laborales, beneficiando tanto a empleadores como empleados.

Empresas como Siigo, Cuenti, Buk, Transfiriendo y Alegra han desarrollado soluciones de nómina electrónica en el país y aquí cuentan cómo se viene desarrollando esta tecnología.

Menos tareas manuales, más estrategia

Siigo es una de las empresas con mayor trayectoria en el mercado local. David Ortiz, CEO de Siigo Latam, explicó que la adopción de esta clase de tecnologías para la nómina no solo cumple con requisitos legales, sino que impulsa la transformación digital, permitiendo a las empresas posicionarse mejor, adoptar herramientas sostenibles y mejorar su rentabilidad, productividad y competitividad.

“Al tener mayor organización y almacenamiento de la información contable, hay claridad sobre el estado actual del negocio y es más fácil tomar decisiones oportunas y efectivas en medio de una contingencia, especialmente para una pequeña o mediana empresa que no tiene un músculo financiero lo suficientemente robusto”, sostuvo.

Con un software de esta clase, según Ortiz, los empresarios pueden gestionar mejor los gastos administrativos de nómina, incluyendo cesantías, primas, salud y pensión, ya que el sistema genera automáticamente estas provisiones y proporciona informes financieros. Además, la nómina electrónica permite justificar ante la Dian los pagos de nómina como parte de los gastos y deducciones del negocio, lo que puede resultar en descuentos tributarios en la declaración de renta y pago del IVA.

“Con la automatización de procesos administrativos, como la gestión de nómina, se promueve que tanto empresarios como colaboradores tengan la oportunidad de dedicar más tiempo al desarrollo de tácticas y competencias complementarias que aporten valor y distinción al negocio”, añadió Ortiz.

Para Blanca Cabrera, vicepresidenta ejecutiva de Transfiriendo Colombia, otra de las empresas líderes del mercado, la adopción de la nómina electrónica ofrece ventajas competitivas, agilizando procesos, permitiendo la ejecución rápida y precisa del cálculo y pago de nóminas, y “liberando al equipo de recursos humanos para enfocarse en estrategias clave”. Además, simplifica la operación y fortalece la seguridad de los datos para cumplir con las regulaciones vigentes.

“Una solución de nómina electrónica debe ser escalable, personalizable y compatible con los diversos sistemas utilizados por las empresas, permitiendo una gestión eficiente y precisa en un entorno empresarial diverso y dinámico. Uno de nuestros casos de éxito es el manejo del proceso de nómina electrónica y facturación, que realizamos para el Grupo Keralty, en donde atendemos más de 25.000 nóminas, realizando el proceso normativo establecido, logrando apoyar la optimización de procesos”, detalló Cabrera.

Plataformas intuitivas para pymes

Alegra y Cuenti se enfocan en brindar soluciones para la gestión financiera y contable de las pymes, incluyendo la nómina electrónica. Ambas empresas ofrecen plataformas intuitivas y fáciles de usar para este tipo de empresas, que conforman la mayoría de la economía colombiana, y que buscan simplificar sus procesos.

Andrés Torres, líder de Cumplimiento de Alegra, aseguró que las soluciones de nómina permiten a las pymes automatizar tareas como el cálculo de salarios y deducciones, reduciendo el tiempo y los recursos dedicados a estas actividades.

“Estas herramientas facilitan el seguimiento de la información de los colaboradores y el cumplimiento de las obligaciones fiscales, minimizando el riesgo de errores y sanciones. Además, las soluciones en la nube ofrecen una ventaja adicional al permitir a las empresas adaptarse rápidamente a los cambios normativos con actualizaciones automáticas y sin costos asociados”, explicó.

Según Torres, el crecimiento en su uso también refleja una tendencia hacia la digitalización entre las pymes. “Hemos observado un crecimiento significativo, son cada vez más las pequeñas y medianas empresas que abrazan la digitalización y entienden que contar con estas herramientas es clave para conseguir una gestión automatizada y concentrarse en hacer crecer su negocio. Y por eso estas soluciones deben ser intuitivas y fáciles de usar, incluso para aquellas empresas con poca experiencia en tecnología. Deben integrarse fácilmente con otros sistemas y herramientas que las empresas ya utilizan, como contabilidad o gestión de recursos humanos, para garantizar una operación sin problemas y una gestión unificada de la información”, agregó.

Por otro lado, la adopción de esta tecnología ha sido una evolución necesaria, pues el país ha enfrentado el desafío de la informalidad laboral, especialmente en las micro y pequeñas empresas. Estas compañías solían gestionar sus nóminas con lagunas en el cumplimiento normativo y carecían de conocimiento sobre el Código Sustantivo del Trabajo, lo que aumentaba el riesgo de incumplimiento legal y sanciones fiscales.

“La nómina electrónica actúa como un catalizador para transformar un sector marcado por prácticas informales, inaugurando una era de mayor formalidad, eficiencia y equidad tanto para trabajadores como para empresas. Sus beneficios incluyen la agilidad en los procesos, gracias a la automatización de cálculos que reducen errores y tiempo dedicado a estas tareas; una gestión más eficiente al integrar aspectos como deducciones y bonificaciones de manera automática; y un cumplimiento normativo mejorado, gracias a soluciones actualizadas con la legislación laboral”, explicó Juan Pablo Betancurt, CEO de Cuenti.

Betancurt agregó que estas soluciones han demostrado flexibilidad para adaptarse a las necesidades de las empresas, considerando factores como el tamaño del negocio, el sector de la actividad y la ubicación geográfica. “Esto se logra mediante plataformas modulares que pueden personalizarse según los requisitos específicos de cada empresa, asegurando que cada una, desde startups hasta multinacionales, puedan beneficiarse de manera óptima”, añadió.

Inteligencia artificial ¿el futuro de la gestión de nómina?

La incorporación de la Inteligencia Artificial (IA) en estas plataformas, así como el análisis de datos en tiempo real y la generación de informes personalizados, son solo algunos de los beneficios que esta tecnología aporta a la gestión de nómina.

Blanca Cabrera de Transfiriendo cree que estas soluciones deben ir más allá de la simple automatización de procesos básicos. “En nuestro caso integramos de manera fluida toda la cadena de valor, desde la generación de documentos electrónicos hasta acciones impulsadas por IA. Con más de 35 soluciones especializadas, permitimos realizar operaciones de manera ágil y logrando ahorros en costos operativos de hasta un 30 %. Por ejemplo, en sectores como el de las aseguradoras y la salud, optimizamos procesos completos”, precisó.

Buk, una empresa internacional que ha irrumpido en el mercado colombiano, incorpora la Inteligencia Artificial y otras tecnologías como soluciones basadas en la nube para optimizar aún más la gestión de nómina. Cristian Herrera, Project Manager Lead de Buk Colombia, afirmó que la implementación de la nómina electrónica conlleva una drástica reducción de las tediosas tareas administrativas repetitivas.

“La nómina electrónica elimina la necesidad de recopilar información manualmente, liberando a los usuarios de una carga operativa considerable. Esto permite que el personal se enfoque en tareas de mayor valor agregado, evitando errores humanos y aumentando la eficiencia del área”, agregó Herrera.

El experto contó que la integración con estas plataformas ofrece una solución automatizada a través de una API que conecta todos los sistemas involucrados. “Normalmente, el sistema de recursos humanos genera la nómina y, mediante la API, envía la información al proveedor tecnológico autorizado por la Dian para emitir facturación electrónica como Safety u otros. Este proveedor tecnológico se encarga de enviar la información a la DIAN según lo requerido, y también ofrece soporte adicional a los clientes, incluyendo comprobantes de pago y el código CUNE (Código Único de Nómina Electrónica). Estas integraciones son clave para agregar valor a los clientes al simplificar y agilizar el proceso de nómina electrónica”, agregó Herrera.

Se espera además que en los próximos años en Colombia, las soluciones de nómina electrónica incorporen IA para automatizar aún más tareas, como el cálculo de nómina, la generación de recibos de pago, detectar anomalías, predecir posibles errores y brindar soporte a los empleados en tiempo real. Además, el análisis de grandes volúmenes de datos (Big Data) permitirá obtener información valiosa sobre los empleados, tendencias del mercado y otros aspectos relevantes.

Por último, el experto señaló algunos desafíos como la falta de conocimiento sobre la normatividad fiscal relacionada con nuevos campos de nómina electrónica, los altos costos de implementación de los sistemas ERP, junto con la resistencia al cambio por parte de algunos usuarios y la falta de flexibilidad en la adaptación a nuevas regulaciones. Por otro lado, la ausencia de trazabilidad de datos en algunos sistemas existentes ha resultado en complicaciones para cumplir con los requisitos de la Dian.

“Se han observado algunos aspectos de mejora que han reportado los usuarios y que están siendo objeto de valoración con el fin de definir un cronograma y encontrar el mejor momento para hacer los ajustes normativos y funcionales, por ahora solo están en planes para ejecución más adelante”, concluyeron desde la Dian.