Cómo ser más productivos en el trabajo

La productividad no significa hacer todo lo que puedas, tampoco es la forma de obtener el máximo rendimiento todos los días. Por el contrario, responde al concepto de que las personas y los equipos productivos son aquellos que dedican menos tiempo a los pormenores del trabajo, como por ejemplo: asistir a reuniones sin objetivos claros, buscar información o conseguir aprobaciones y en su lugar, enfocarse en el trabajo que es realmente importante ejecutar.

Los equipos de trabajo más productivos son aquellos que reducen el tiempo dedicado a las tareas menos importantes para poder centrarse en el trabajo clave, sin necesidad de trabajar horas extra.

El aumento de la productividad sin incrementar la cantidad de trabajo puede parecer una ilusión en muchos casos, pero solo se debe poner en práctica algunos tips que aumentan la productividad en el trabajo, minimizando los pormenores del mismo. Algunos de ellos son:

1. Generar un ambiente laboral más sencillo

Ya sea un trabajo desde casa o en la oficina, el ambiente laboral de trabajo cumple un rol crítico en la concentración y la eficiencia laboral. Los ambientes en general cambiaron significativamente desde la pandemia del COVID-19 y nos obligó a adaptarnos a una forma de trabajo remoto.

De acuerdo con una encuesta realizada por Asana, empresa de software estadounidense, a cinco mil trabajadores de todo el mundo, “el 53 % de los colaboradores no contaban con un escritorio exclusivo para trabajar, computador ni conexión estable a internet, y el 43 % trabajaba desde las mesas de la cocina, sofás o incluso desde la cama”.

Independientemente del lugar donde trabajes, es recomendable reducir las distracciones externas para poder centrarse mejor en las tareas que se deben realizar. Para lograrlo, puedes empezar con cambios pequeños. Por ejemplo, si tiendes a distraerte con el ruido, puedes probar el uso de auriculares con cancelación de ruido.

En caso de no tener una buena silla de trabajo, intenta usar una almohadilla de soporte lumbar. Recuerda que al crear un ambiente de trabajo ideal y encontrar soluciones para las distracciones más comunes, podrás concentrarte y fluir, en lugar de luchar constantemente contra todo lo que te distrae.

2. Gestiona óptimamente tu tiempo

En algún momento todos postergamos actividades y eso no siempre es malo, puede ayudarte a estar más feliz y tomar mejores decisiones. Pero cuando se trata de ser más productivos, es necesario definir tiempos específicos para postergar las actividades, además de evitar pasar toda la jornada laboral pendiente de nuestras redes sociales personales.

Las técnicas de gestión de tiempo pueden ayudarte a pesar en lo próximo que tienes por hacer, de esta forma, puedes ubicarte en tiempo y espacio, disminuir la procrastinación y aumentar efectivamente la productividad en el trabajo.

Incluso planificar cómo abordarás cada actividad pendiente puede resultar muy útil para concentrarte, para ello puedes seguir estas técnicas:

- Técnica Pomodoro

Para poner en práctica esta técnica es importante programar un temporizador y dividir cada actividad en un intervalo de 25 minutos cada una. Una vez, transcurridos los 25 minutos, tómate un descanso de 5 minutos y en lo posible realiza una actividad física.

Repite cuatro veces este ejercicio de 25 minutos de trabajo y 5 minutos de descanso. Posteriormente, en la cuarta sesión de trabajo de 25 minutos, tómate un descanso de 20 a 30 minutos.

- El principio de Pareto

También conocido como la regla del 80/20, es una de las técnicas más sencillas: debes establecer que deberías dedicar el 20 % de tu tiempo al 80 % de tu trabajo. Al aplicar el principio de Pareto a la gestión del tiempo, se incentiva a dedicar el 20 % del tiempo a realizar el 80 % de las tareas. Al eliminar las tareas rápidas, sentirás que has logrado mucho más y estarás listo para dedicar tiempo y concentración a la mayor parte del trabajo del día (el 20 % del trabajo que requiere el 80 % del tiempo).

- No lo dejes para mañana

Este es el principio de gestión del tiempo y se basa en una famosa cita de Mark Twain: “Si tienes que comer una rana, mejor hacerlo a primera hora de la mañana”. De acuerdo con este principio, primero debes ocuparte del trabajo más complejo antes de poder posponer las tareas. Una vez que hayas finalizado dicho trabajo, todo lo que hagas después será más agradable y te resultará menos difícil, como todo lo que saborees después de haber comido un plato que no te guste.

3. Aprovecha los momentos de mayor productividad

La productividad personal puede variar significativamente según la hora del día. Para algunos de nosotros resulta muy satisfactorio trabajar por la mañana y nuestro nivel de concentración puede ser mayor en este momento. Otros, en su lugar, prefieren ponerse a trabajar luego del almuerzo. Es importante saber cuándo eres más productivo puede ayudarte a programar y estructurar mejor tu día.

Una vez que hayas identificado tus horas de mayor productividad, intenta bloquear “tiempo para la concentración” en tu calendario. De esta manera, en lugar de programar reuniones frecuentes y dispersas, tendrás un calendario optimizado para aprovechar las horas de mayor productividad y centrarte en el trabajo clave.

Para ello, puedes bloquear “tiempo para la concentración” en tu calendario de forma manual o puedes usar una herramienta de gestión de calendarios que automatice este proceso por ti. En cualquier caso, puedes optar por buscar la forma para adaptar tus horarios para aprovechar al máximo las horas más productivas.

Por último, es recomendable planificar la semana laboral para tener un único día sin reuniones, lo que permite a cada trabajador concentrarse en las actividades de prioridad. El trabajo profundo es cualquier período en el que puedes concentrarte y trabajar sin distracciones. De esta forma, puedes dedicarte de manera más profunda al trabajo, logrando ser más productivo.